Yeni gelişmeler yaşandığı ekonomik bir yarış içerisinde bilgi, teknoloji ve iletişim alanında yaşanan büyük gelişmeler toplumları rekabete yöneltmiştir. Rekabetin sınırları ve kapsamı genişlemiş ve dünya ticaretinin küreselleşmesi ile birlikte yarışa katılanları sayısı giderek artış göstermiştir. Yarışa katılan firma ve kuruluşlar gün geçtikçe nitelikli hale gelmektedir. Daha bilgili, daha bilinçli hale gelen müşterilerin beklentileri bu orantı sayesinde üst seviyeye ulaşmıştır. Beklentiler aşırı derecede artması sonucu müşteri beklentilerini karşılama zorlaşmıştır. Değişime ve değişim hızına ayak uyduramayan firma ve kuruluşlar bu sebepten ötürü ayakta kalması da zorlaşmıştır. Tüm sektörlerde ayakta kalabilmek için müşteri beklenti ve ihtiyaçlarına göre mal üretimi ve hizmetin sağlanması gereklidir. Pazarlama, üretim ve satış sonrasındaki hizmetlere kadar tüm aşamaları kapsayan ve sürekli iyileşmeyi hedefleyen standartlaştırma belgesi olan Kalite Yönetim Sistemi ortaya çıkmıştır. Yayımlanan bu belgeyle uygulama alanında uluslararası standartlar haline gelmiştir. Sistemin kurulması esnasında uygulanması gereken şartları tanımlayan ve belgelendirmeye teşkil eden esas standart olan Kalite Yönetim Sistemi, Uluslararası Standartlar Organizasyonu’nun yayımlamış olduğu doğru kılavuz standartlar arasında yer almaktadır ve en fazla ilgi gören belgelerden bir tanesidir.
Uluslararası Standartlar Organizasyonu tarafından yayımlanmış olan organizasyonların müşteri memnuniyetinin artırılmasına yönelik olarak kurulan ve geliştirilen bu belge rehber niteliğinde bir standartlar bütünüdür. En çok kullanılan ve uluslararası kalite standardına sahip ISO belgesi olan ISO 9001 Belgesi kalite yönetim sistemi anlamına gelmektedir. Tüm aşamaları yani kuruluşlarda tasarım aşamasından başlayarak pazarlama, üretim ve satış sonrası hizmetlere kadar kapsayan ve sürekli iyileşmeyi hedefleyen bir kalite yönetim sisteminin uygulanmasıdır. Tüm organizasyonlarda uygulanabilir olan belge özellikle müşterilerin beklentileri doğrultusunda uygulanacak kıstasları içermektedir. Birçok yönetim sistemi tarafından kullanılan ve sektörleri n temelini oluşturan belge 15 Eylül 2015 tarihinde yayımlanmıştır. Kalite yönetim sisteminde sistematik bilgiye ihtiyaç duyulmaktadır. Bu sebeple belge üzerinde yapılan güncellemeler genel olarak kaynak yönetimi, müşteri sesi, önlemler, bilgi yönetimi ve risk yönetimi üzerinde yapılmaktadır. Sistematik bilgi ve biçim için standartlar yetkili firmalarla iletişime geçilerek öğrenilebilir.
ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Nasıl Kurulur?
· Sistem Bilgisi: Çalışanlarının ve yöneticilerin kalite yönetimi ve ISO 9000 standartları konusunda bilgi sahibi olması gereklidir. Çalışanlara sistemin yaygınlaştırılması bu aşamada faydalı olacaktır. Eğitim ihtiyacı analizi yapılarak eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi ve bunların karşılanması gerekli olacaktır. Belirlenen standartlara göre bir sistem kurulacaksa öncelik olarak o standart ve gerekliliklerinin kavranması gerekir.
· Sistem Kurulumu: IS0 9001 standart şartlarına göre kuruluş iş süreçlerinin analizi edilmesi ve düzenlenmesi gerçekleştirilir. Sistem sadece standart şartlarını karşılamak amacıyla değil aynı zamanda kuruluş ihtiyaçlarını da karşılamak zorundadır. Bu sebeple dokümantasyon metodlarına karar verilir ve süreçler tamamlandıktan sonra oluşturulacak kayıtlar belirlenerek kuruluş çalışma kuralları ortaya çıkarılır.
· Pilot Uygulama: Kurulum ve dokümantasyonun tamamlanması sonrasında uygulamaya geçiş yavaş yavaş olur. İşler yeni kurallara göre yapılmaya başlanır ve ilgili çalışanlara yeni kurallarını anlatılması ve onların bilinçlendirilmesi büyük önem taşımaktadır.
· Düzeltmeler: Kurulum esnasında akla gelmeyen bazı hususlardan ötürü bazı problemler pilot uygulama sırasında ortaya çıkabilir. Uygulama kaynaklı sıkıntılar yaşanması sağlıklı ve normal bir durumdur. Kurulum tecrübesi yüksekse ve bir danışman yönlendirmesi ile çalışılıyorsa yaşanacak problemler minimum oranda olacaktır. Gerekli tedbirlerin alınması ile kurulum yaygınlaştırılır ve firma kültüründe yer edinir.
· İç Denetim: Firma içerisindeki sistem çalışır hale geldikten sonra iç denetim ve yönetim gözden geçirme (YGG) faaliyetleri gerçekleştirilmelidir.
· Belgelendirme: Belgelendirme kuruluşu seçilerek başvuru yapılır. Belgelendirme kuruluşları tarafından işlem ve denetimlerle ilgili akreditasyon ve standart kuralları doğrultusunda yürütülmektedir. Süreç tamamlandıktan sonra sertifika düzenlenecek ve size gönderilecektir.
· Sürekli İyileştirme: Belgenin alınmasından sonraki süreçte sistemin sürdürülebilirliği ve sürekli iyileştirme çalışmalarının yapılması gerekmektedir.
ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Yararları Neler?
- Kalite bilinci olan çalışanlarda artış sağlaması
- Piyasa itibarında işletmeye prestij artışı sağlaması
- Pazarlamada rakiplerden farklılık sağlaması
- Kalite belgesi uluslararası geçerliliğe sahip olması ve getirdiği ticari avantajlardan yararlanabilme olanağı
- Müşteri sadakati ve memnuniyetinde artış sağlanması
- Risklere karşı tedbirli olunmasını sağlama
- Hesap verilebilir bir sistem bilgisi sağlaması
- Firelerde, hata oranlarında, yeniden işlemlerde azalma sağlaması
- Tedarikçi değerlendirmesi, seçimi ve takibinde kolaylık sağlaması
- Faaliyetlerin standartlaştırılmasını sağlayacak altyapının oluşturulması
- Yetki ve sorumluluk tespitinde ve dağıtılmasında kolaylık sağlanması
- Kurumsallaşma konusunda atılan önemli bir adım olması
ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi Nasıl Alınır?
ISO belgeleri alınması kolay olmayan belgelerdendir. Belgelerin alınması verilen hizmet ve garantilerin olumlu sonuçları öncesinde birçok süreç ve aşama gerektirmektedir. Bu sebeple verilen Kalite Yönetim Sistemi belgesi organizasyonun kalitesini her anlamda denetlemektedir. Organizasyonun her anlamda eksikliğini tamamlayarak gerekli şartların yerine getirilmesi ve başvuru süreci öncesinde gerekli olan bazı adımları şu şekildedir;
- Belgeyi almak isteyen kişi ve kurum ön hazırlık yapmalı
- Konuda hakkında yetkin bilirkişi veya kurumlara başvurarak iletişime geçmelidir.
- İhtiyaçlar belirlenmelidir.
- Organizasyonda belge şartları uygulanmalıdır.
- Beklentiler belirlenmelidir.
- Hedefler oluşturulmalıdır.
- Sistem kurulumu yapılmalıdır.
- Sistem uygulamasına geçilmelidir.
- Belge başvurusu yapılmalıdır.
- Denetimler gerçekleştirilmelidir.
